Measure Before Deciding

As we discussed in Modeling: A Decision Taking Asset, a process model should include an estimate of the execution cost, adding value to any business case. Focusing on the importance of measuring while modeling, this approach is an invitation to conduct a team review of any initial calculation model with the Stakeholders, before submitting it to the Executive Board.

Understanding the current state (click for explanations) Understand Current State Understand Current State

Managing change and planning change involves understanding the current state and defining the future state of a business process.

At an early stage of any process improvement initiative, it is the best time to provide a first calculation model of the current state.

If you are brave enough and visionary, and the process is straight forward, it is a good idea to provide at the same time some initial thinking about potential savings along the process.

Calculation model (click for explanation)

4.2.3 Order Material Initial Benchmark
4.2.3 Order Material Initial Benchmark

Let us review the variables used for this calculation and evaluate how it adds value to the modeling exercise.

We estimate the annual expenditure to transmit daily 45 Purchase Orders at $790,000. It does not assess yet if the process is effective, but provides us a first dimension of the current cost.

One could infer that a 10% efficiency improvement would represent an annual saving of nearly $80,000. However, is this enough to trigger a process improvement initiative? Can we achieve this improvement with a minimum expenditure, to ensure a return on that investment?

By establishing a first measurement, it is easier to engage in this discussion with stakeholders, much better than presenting a process diagram alone.

In a second iteration of the calculation model, we might examine the process in term of transaction volume; we can already communicate to the process owner a cost per unit. Using the calculation model, we learn that for 11 700 Purchase Orders over a year, this output of the process each costs $67.60 to the enterprise. It is almost evident that the process owner never had an opportunity to figure it by himself in most cases.

Consider the real costs (section 1)

How can we establish an hourly rate beyond $90, in our calculation?

Payroll and Availability

The average earnings of a resource might seem the best way to pursue the calculation of a business process cost. However, is it enough? One must equally consider the social and side benefits paid to employees, to achieve a fair real-time rate. In that case, it is best to refer to the Human Resources Manager to agree on a factor across all processes.

One must additionally consider the number of weeks available to work, when resources are engaged in the execution of process activities. One could even subtract from the current 37.5 hours a week the different breaks and factor in absences, which will establish a realistic hourly rate.

One can even establish a full-time equivalent (FTE) to estimate the number of busy resources executing the process. This equivalent is particularly important when evaluating any process improvement requiring a reorganization of tasks, roles and responsibilities.

Consider the indirect costs (section 1)

We often overlook at the overhead allocation. There is a basic rule of setting it to 150%, which generally represents the enterprise’s operation costs such as rental space, amenities like energy and telecommunications, supplies, taxes, insurance and equipment related to IT systems (see reference in the bottom of the article for more details). There is a cost to maintain facilities where real people are working, want it or not.

Why must we consider these indirect costs?

As a plain vanilla example, an enterprise employing 200 employees, each earning $50,000 a year, will spend around $13 millions a year for the resources, available 1800 hours over that time period. In fact, it would make up to 360K available hours to execute all operational, support or administrative business processes.

Applying the 150% standard across all processes would represent an annual expenditure of approximately $ 20 millions, to convert into an hourly rate to fit in the calculation model. This expenditure is also a part of process execution cost, we must insist. In that case, it is best to discuss with the Financial Controller, to agree on a standard rate across all processes.

After establishing this standard rate, use it in all your process models. It is unrealistic to believe that one can model all business processes; in principle, if that were the case in our example, we would have 36,000 hours available, excluding outsourcing.

Efforts by activity (section 2)

This section presents no particular problem; however, why would we calculate the volume of activities on an annual basis? This is to answer this very relevant question: « But how much it cost us?” Implicitly, Enterprise CXOs are very close of their annual planning – both for income and expenditure.

Impact on decision-making

What we all learn from this exercise is that Stakeholders and Executive Boards too often underestimate the real cost of most of their business processes. As an indirect consequence, they may be reluctant to promote improvement initiatives because they underestimate costs and cannot envision big savings.

Relying on a standard calculation model attached to each process diagram becomes an additional incentive to encourage change initiatives. In fact, this is one good reason to believe that process modeling is more than process diagrams. There is often confusion between these two levels, as we already discussed before.

This first exercise is a good starting point, but to engage in a thorough discussion and set targets for improvement, it is also important to provide accurate measurements, much more to benchmark against standards of excellence.

In the case of Purchase Orders, to use our example, how can we investigate a little more? Using the metrics proposed by APQC, in the next article, we will review and evaluate if our calculation model can be refined to answer more questions from CXOs or Executive Boards, if any.


The Power of Business Process Improvement – The Workbook, section Estimate Time and Cost, chapter 5, for a detailed review

APQC  PCF Video Gallery:

Modeling : a Decision Taking Asset

French version

In any business transformation project, the business analyst must quickly provide crucial information to stakeholders, assisting them in their business decisions, while avoiding disproportionate investment efforts in this exercise. A systematic approach to process modeling achieves this objective, provided that it is not only limited to a simple diagram intended to visualize what is at stake. To be complete, a process model should also include quantitative data.

Although the business case might bring a solid argument about the benefits of transformation, including the process diagram, the financial part is often seen as the ultimate priority. To make an analogy, when you need to choose a model home or a car, you do not limit yourself to their visual representation (the diagram); the financial aspect is a key part of your decision making.

Accordingly, one must quickly identify the following dimensions: the workload, the direct and indirect costs and the volume. This will lead to this very significant information for managers: the annualized costs. In some cases, it could be the monthly cost or the quarterly cost that could be a good narrative too. Quickly providing a first estimate of the total cost of the process, the modeling exercise will be better perceived and appreciated.

To measure adequately, remember that a business process is a repetitive sequence of activities, performed by people or systems connected by communication links and including associations with data objects. An initial trigger and one or many end point if the process splits,  must be clearly identified to properly define the scope of the process. These pieces of information are essential to quickly establish a good measurement. A complex process must be decomposed into sub-processes that are themselves also measurable models. Not surprisingly, if a process does not fit on a page, there is a good chance that you cannot measure it effectively.

Standard process diagram

The process example below, 4.2.3 Order Equipment and Services, illustrates this principle (click to enlarge).

APQC PCF standard descriptions to depict a processs
APQC PCF standard descriptions to depict a processs

You can use the standardized descriptors from the PCF – Process Classification Framework – provided by APQC, which applies to most businesses. The PCF is an excellent starting point to quickly create a diagram that can then be adapted to most operational contexts, when you need to explore and discuss with subject matter experts . In fact, the PCF is a checklist of 1,200 standardized activities that can be used to conduct a first audit of the activities to include in business processes diagram.

We underline again that a process is a repetitive activity that can be quantified, in this case producing and transmitting an order. The calculation unit here is 1 order – a basic unit on which we establish an annual volume.

The total quantification is a process instance repeated several times; just imagine that the first green circle is a token that will cross the process each time that an order will be processed. In this example, there is 2 end points. If 95% of the orders are approved, for 100 tokens, 95 will finish in the top red end event and 5 in the bottom red end event.

Standardized metrics model

Use such a standardized calculation model to quickly estimate the annual cost of this process (click to enlarge).

XLS Spreadsheet illustration

4.2.3 Order Material Initial Benchmark
4.2.3 Order Material Initial Benchmark

Applying this simple calculation model calculation, which takes into account the average wage and the actual availability of resources involved in the process, it is estimated that 45 purchase orders are issued daily through 3 administrative regions – east, west and center – of the company. Generally, the purchaser is seeking for 2 quotes for each good at competing suppliers.

To ensure greater accuracy, in cases where the practice is to request 3 quotes, one should change the measure reflected in the line « Solicit » 1 or more quotes, which would affect the cost execution of the process.

This is precisely the function of the calculation model to quantify as precisely as possible the identified activities.

The allocation of indirect costs is included in the calculation for a felt covering not only labor, but also the company’s operating costs, distributed on staff time. The norm is usually 150%. The process is equivalent to nearly 5 FTE (full time equivalents).

Thus by using a pragmatic approach, you quickly realize that this process of production and shipping vouchers would cost a nearly $800,000 per year to the company.

Of course, these figures must be based on the volume of sales and purchase volumes.

In short, this approach allows you to examine a process and provide rapid first financial data that will initiate a conversation about the different solutions to ease the process of evaluating whether the transformation is a priority.

If you were approached to meet subject matter experts, to clarify a situation and provide an executive summary, you will have invested a minimum of time and present your first investigation at the project board meeting without delay.

Your process model may be more appreciated than a simple diagram, to engage in a real business discussion.

In the next article, we will discuss about the calculation model, including costing and other metrics that can be used to establish the effectiveness of this process.


La métrique : APQC

Comme nous l’avons vu dans l’article Mesurer pour Décider, il est essentiel de mesurer l’efficacité d’un processus, lors d’un exercice de modélisation.

Mais pourquoi devrait-on partir de zéro?

Le PCF de l’APQC (1) fournit 2 éléments pratiques : une description sommaire et une métrique normalisée. Vous pouvez ainsi enrichir votre exercice de mesure, lorsque les parties prenantes désirent évaluer avec plus de rigueur l’efficience des coûts, de l’efficacité du processus ou la productivité des ressources.

Avoir une vision prospective
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Cet exercice n’est pas absolument nécessaire; les exemples de métrique ci-dessous vous permettent cependant de tenir compte des revenus de l’entité d’affaires et de la valeur des matériaux achetés, dans le cas du processus des bons de commande par exemple. Ceci procure un éclairage différent, en fonction du volume d’affaires de l’entreprise.

Si l’entreprise a un revenu annuel de 20 M$ et effectue 11 700 bons par année, c’est un enjeu bien différent que pour une entreprise qui en a un revenu de 200 M$.

Remarquez également qu’on peut aussi évaluer un processus en fonction d’un groupe de processus plus élevé; dans ce cas-ci, on peut se demander quel pourcentage des activités est consacré à remplir les bons d’achat sur le processus global d’approvisionnement (ligne 101455).

Exemple de métriques pour le processus de l’article précédent

Cliquer pour agrandir

Proposition de métrique de processus
Proposition de métrique de processus

Dans le prochain article

Nous avons déjà identifié des possibilités d’amélioration dans notre exemple et il nous reviendrons sous peu avec l’exemple des amélioration et bénéfices du processus de l’article précédent.

Mais avant de nous enfoncer plus dans la mesure, nous allons faire un détour du côté de la simulation de processus dans le prochain article, afin de vous permettre de surprendre votre PMO, votre CIO ou votre CFO.

Nous vous présenterons des solutions courantes, que vous pourrez utiliser par vous-même ou en entreprise.

Référence #APQC :

(1) APQC Process Classification Framework

Mesurer : Pour Décider

Comme nous avons déjà discuté comment un modèle de processus est un atout décisionnel et établi un estimé de coût à intégrer au dossier décisionnel, en misant sur l’importance de mesurer lors de la modélisation. En seconde étape, examinons maintenant le modèle de calcul qui doit être révisé en équipe avec les parties prenantes, avant de soumettre le dossier décisionnel à la direction.

Résumé de la démarche de modélisation (cliquer pour agrandir)

Activités de modélisation de processus
Activités de modélisation de processus

Passons en revue les variables utilisées pour effectuer ce calcul de coûts et voyons comment il peut ajouter de la valeur à l’exercice de modélisation.

Modèle de calcul (cliquer pour agrandir)

4.2.3 Commander du matériel - version 2
4.2.3 Commander du matériel – version 2
Évaluer l’efficacité du processus

Nous avons estimé qu’on dépense annuellement 790 000 $ pour émettre 45 bons de commande par jour. Cet estimé ne permet pas d’évaluer si ce processus est efficace, pour le moment, direz-vous. Comment y parvenir?

On pourrait inférer, par exemple,  qu’une amélioration d’efficacité de 10% uniquement représenterait une épargne annuelle de près de 80 000 $. Mais cette donnée est-elle suffisante pour lancer une initiative d’amélioration? Pourra-t-on l’effectuer avec un minimum de dépenses, pour assurer un retour sur cet investissement?

En disposant d’une première mesure, il est plus facile de s’engager dans cette discussion avec les parties prenantes que de présenter uniquement un diagramme de processus.

Dans la deuxième version du modèle, si on désire examiner le processus au niveau de sa volumétrie, on peut déjà soumettre le fait suivant au propriétaire du processus : quel est le coût d’émission unitaire d’un bon de commande? En utilisant l’information contenue dans le modèle de calcul, on constate qu’on produit 11 700 bons de commande par année, et que chaque bon de commande émis coûte 67,60 $ à l’entreprise. Il est presque certain que le propriétaire du processus n’a pas eu d’opportunité d’effectuer cette  évaluation, dans la plupart des cas.

Considérer les coûts réels des ressources – Section 1

Comment est-on parvenu à établir un taux horaire au delà de 90 $ de l’heure dans notre calcul?

Masse salariale et disponibilité

Le salaire moyen d’une ressource pourrait sembler adéquat en recourant uniquement au salaire moyen des ressources impliquées dans l’exécution d’un processus. Mais est-ce suffisant? On doit également considérer les bénéfices sociaux payés aux employés pour présenter un taux horaire réel. Dans ce cas, il est préférable de consulter la direction des ressources humaines pour obtenir le facteur à appliquer.

Il faut également considérer le nombre de semaines de travail où les ressources sont engagées dans l’exécution des activités d’un processus. On pourrait même soustraire du 37,5 heures par semaine le temps des pauses et factoriser les absences, ce qui élèverait encore plus le taux horaire.

On peut également établir un équivalent à plein temps (ETP) pour estimer le nombre de ressources affairées à exécuter le processus. Cet équivalent est particulièrement important au moment d’évaluer les améliorations de processus, pour la réorganisation du travail.

Considérer les coûts indirects – Section 1

Une autre variable souvent négligée est l’imputation des coûts indirects. Nous utilisons ici un taux normalisé de 150%, qui représente généralement les frais d’opération de l’entreprise tels que l’espace locatif, les commodités comme l’énergie et les télécommunications, les fournitures, les taxes, les assurances et les équipements reliés au systèmes de gestion de l’information (voir la référence en bas de l’article pour plus de détails).

Pourquoi faut-il considérer les coûts indirects dans l’estimation des processus?

Par exemple une entreprise employant 200 employés à 50 000 $ par an dépensera aux environs de 13,0 M $ par année pour des ressources disponibles 1 800 heures par année. En fait, un maximum de 360 K heures de travail dans l’ensemble des processus de l’entreprise dans cet exemple.

En utilisant le taux normalisé à 150 % en contrepartie, l’opération peut représenter une dépense d’environ 20 M $ par année, qui doit aussi être ramené au taux horaire dans le modèle de calcul. Cette dépense fait également partie du coût d’exécution des processus. Il est préférable de vous adresser à la direction des finances pour vous entendre sur un taux standard.

Une fois ce taux standard établi, ici 150 %, il faut l’utiliser dans tous vos modèles. Certes, il est utopique de croire que l’ensemble des processus de l’entreprise puisse être modélisée; en principe, si tel était le cas, dans notre exemple, nous disposerions de 36 000 heures pour l’ensemble, en excluant l’externalisation.

Efforts par activité – Section 2

Cette section standard ne comporte pas de difficultés particulières en examinant le modèle de calcul. Remarquez cependant que la volumétrie des activités est ramenée à une base annuelle.

Pourquoi annualiser? C’est probablement ce qui permet d’estimer un processus dans sa globalité, pour répondre à cette question : «Mais combien cela nous coûte? ». Implicitement, les gestionnaires pensent à leur planification annuel – autant pour le budget des revenus que celui des dépenses.

Impact sur la prise de décision

Ce qu’il faut surtout retenir de cet exercice, c’est que les parties prenantes et les conseils d’administration sous estiment trop souvent le coût réel des processus. Elles hésitent parfois à promouvoir les initiatives d’amélioration parce qu’elles sous estiment les coûts.

Un étalonnage établi sur un modèle standard, présenté avec chaque diagramme de processus, représentera un incitatif supplémentaire pour favoriser les initiatives de changement.

Cet premier exercice est un bon point de départ, mais pour s’engager à fond dans une discussion, et établir des cibles d’amélioration, il est également important d’envisager d’apporter plus de précision à la mesure, voire de se comparer à des standards d’excellence.

Dans le cas de la production de bons de commande, pour reprendre notre exemple, comment pourrait-on investiguer un peu plus? En utilisant les métriques proposées par l’APQC, on verra que notre modèle de calcul pourra être peaufiné pour répondre à plus de question de la part de la direction, le cas échéant.

C’est le sujet du prochain billet.

Référence :

The Power of Business Process Improvement – The Workbook, section Estimate Time and Cost. Pour une vue plus détaillée le livre, au chapitre 5.

Claude Lanouette

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