L’art d’automatiser ses problèmes d’affaires

La céllèbre machide de Rube Goldberg, à admirer dans son entier…

Cet article devrait être intitulé l’art d’automatiser ses processus d’affaires, n’est-ce pas ce que vous cherchez à faire? Dans les faits, on a tendance à automatiser des problèmes, aussi incroyable cela puisse-t-il paraître.

Un ancien collègue qui s’installait derrière son bureau et aimait bien se moquer des autres lorsqu’il les voyait courir tout autour,  disait en riant :  » Tiens, ils sont encore débordés à automatiser leurs problèmes « . Le plus cocasse dans ceci, il était vendeur de solutions ERP d’une grande compagnie européenne achetée par Microsoft : Navision! Il n’avait pas tout à fait tort. Certaines personnes sourient en coin on leur fait part du métier d’analyste d’affaires. Immédiatement  ils nous imaginent assis devant l’écran, les yeux rivés sur Visio. Or, un analyste d’affaires n’est pas coincé devant des cartes de processus – on devrait dire modèles de processus d’ailleurs, et modélisation de processus. La cartographie est certes une activité intéressante, mais elle est meilleure pour les géographes!

Mais que se cache-t-il derrière la « modélisation »?

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Restons simple. La modélisation a pour premier objectif de comprendre comment l’exécution des activités d’affaires correspond à la stratégie de l’entreprise. Autrement dit, prend-t-on les bons moyens pour atteindre les objectifs de la stratégie? La modélisation des processus est aussi une activité d’affaires, pour atteindre un objectif bien précis : s’assurer que le traitement de l’information permettre à l’entreprise de rapidement atteindre ses fins. La plus importante de toutes est de bien servir sa clientèle, source première de ses revenus.

On pourrait reprendre une image populaire, pour se faire une meilleure idée, en se demandant  ce qu’est un modèle.  Ha, vous étiez parmi les élèves modèles de votre collège, et vous lisez maintenant des articles sur la modélisation de processus? Un modèle représente donc un idéal à suivre. En principe, l’élève modèle a un comportement exemplaire. Un modèle de processus s’inspire ainsi de ce cens commun, pour établir une pratique d’excellence. Certes, on peut passer beaucoup de temps à modéliser les processus courants, surtout si l’entreprise n’a pas sa librairie. Mais il est préférable d’investir son temps avec les experts du domaine des différentes unités d’affaires pour comprendre ce qui doit être réalisé, mieux réalisé. Moins de temps devant l’écran, plus de temps partagé avec les personnes qui besognent à faire progresser l’entreprise.  Si votre analyste est toujours vissé à son écran, demandez-lui qui il a vu la dernière fois, et quand?

En mode résolution de problèmes, il y a une maxime qui conduit à u n grand sens de l’économie.

Réussir du premier coup, coup sur coup, à moindre coût

Donc, en repensant à la modélisation de processus, les 28 heures que vous prendrez pour rencontrer vos collègues, experts du domaine, parties prenantes ou comités de direction, sauveront probablement des centaines de milliers de dollars à l’entreprise. Le modèle de processus simplifié, qu’on tente de faire fonctionner sur papier, comme un jeu de serpents et d’échelle, doit conduire justement à appliquer cette maxime. En tentant de résoudre un problème à travers une modélisation de processus, vous éviterez probablement d’automatiser un problème, car le modèle de processus sera plutôt votre concept de solution. La prochaine fois que vous entendrez parler de modélisation de processus, pensez que même si la carte n’est pas le territoire, elle est un outil pédagogique pour toutes les personnes impliquées dans la gestion du changement.